Arrangør: Menupunkter
Før du går i gang med at oprette et event:
Vi vil anbefale, at du bruger lidt tid på at lære systemet at kende, inden du opretter dit første event. Derved vil det blive nemmere for dig at navigere i systemet fremadrettet, og du får mest muligt ud af de forskellige funktioner. Vi vil i det følgende bruge ordet ”Event” som dækker over et arrangement, en festival, en begivenhed mm.
Her får du et overblik og en introduktion til systemets menufunktioner.
Herunder kan du se, hvilke funktioner der er relevante for dig som arrangør:
(Hvis du mangler en af funktionerne nævnt herunder, så læs mere under menupunktet ”Sider” nederst i denne oversigt)
Denne beskrivelse indeholder følgende menupunkter:
Overblik
Events
Opgaver
Grupper
Gruppeansøgninger
Chats
Beskeder
Organisationsprofil
Vagter
Vagtanmodninger
Udeblivelser
Administratorer
Sider
Menupunkt: Overblik
Visningen ”Overblik” fungerer som startside og hovedmenu for dig som arrangør. Herfra får du adgang til andre centrale funktioner, og du får et hurtigt overblik over dine aktiviteter. Du kan med fordel trykke på de firkantede bokse, f.eks. chat, for at komme direkte til den funktion. Hvis boksen er rød, og der står et tal, er der kommet en ny chat-besked, som du kan gå ind og læse. Hvis denne boks ikke findes, kan du finde den under ”Sider” (læs nederst i denne vejledning).
Menupunkt: Events
Menupunktet ”Events” giver overblik over dine aktuelle events. Der er tre visninger: ugevisning, månedsvisning og listevisning.
Herfra er det også muligt at oprette et nyt event – se knap øverst i højre hjørne.
Menupunkt: Opgaver
Her kan du se og rette i dine opgavebeskrivelser eller oprette nye opgavebeskrivelser. Vi anbefaler dog, at du blot opretter opgavebeskrivelsen, når du opretter vagten.
Menupunkt: Grupper
Her har du mulighed for at oprette en eller flere grupper.
En gruppe er tilknyttet dig som arrangør og ikke et specifikt event. Således kan en gruppe gå på tværs af år, events og datoer, og du kan altså derfor ”genbruge” en gruppe af frivillige fra år til år. Med en gruppe kan du også udbyde vagter eksklusivt til gruppen, så det kun er gruppens godkendte medlemmer, som kan tage vagterne. F.eks. hvis opgaven kræver særlige erfaringer eller kompetencer.
Det er ikke alle arrangører, hvor der har brug for at oprette en gruppe. Så skal du ikke benytte grupper, kan du med fordel fjerne dette menupunkt fra din menu.
Menupunkt: Gruppeansøgninger
Dette punkt hænger sammen med menupunktet Grupper, så hvis du ikke skal benytte grupper, så behøver du heller ikke dette punkt.
Her kan du se og acceptere frivillige, som har ansøgt om at komme med i din gruppe. Du kan også se, om der er nye anmodninger under menupunktet Overblik, hvor boksen bliver rød, hvis der er anmodninger om at komme ind i en af dine oprettede grupper.
Menupunkt: Chats
Her kan du se du se, hvis der er kommet nye holdchats, som du skal besvare. Du kan også se dette under menupunktet Overblik, hvor boksen bliver rød, hvis der er nye holdchats.
Menupunkt: Beskeder
Her har du mulighed for at kommunikere og sende en mail direkte til frivillige, som er tilmeldt en vagt, en venteliste, en gruppe, et hold eller udvalgte frivillige, som du ønsker at kommunikere med.
OBS! Vær opmærksom på at mailen ikke kan besvares, så husk at skrive, en kontaktperson og relevante kontaktinformationer.
Menupunkt: Organisationsprofil
På denne side har du mulighed for at rette i den organisationsprofil, du lavede da du oprettede dig som arrangør.
Menupunkt: Vagter
Her kan du få et overblik over frivillige, som er tilmeldt en vagt. Du kan også finde mailadresser på frivillige, som er tilmeldt en vagt ved dit arrangement.
Hvis du trykker på feltet, hvor den aktuelle måned står, får du en kalender frem, hvor du kan filtrere på specifikke datoer.
Menupunkt: Udeblivelser
Dette punkt vil ikke være aktuel for særlig mange, så den kan med fordel fjernes fra menuen. Her kan du få et overblik over frivillige, som er udeblevet fra en af dine vagter.
Du skal huske at registrere fremmøde for alle frivillige efter de er mødt på deres vagter. Dette skal gøres senest 48 timer efter frivilligvagtens start. Hvis frivillige har meldt afbud eller ikke møder op, skal dette også noteres.
Menupunkt: Administratorer
Få et overblik og inviter nye administratorer til dit event.
Menupunkt: Sider
Her kan du skræddersy dit eget personlige sidepanel. Vi anbefaler at stjernemarkere hhv. Vagter (her kan du orientere dig i alle tilmeldte), Chats (her kan du orientere dig om alle holdchats) og Gruppeansøgninger (hvis du opretter en gruppe).