Arrangør: Hold og grupper i FællesSkaber

Denne artikel indeholder informationer om:

• Hold, holdledere og holdchats

• Grupper og gruppechats

Hold, holdledere og holdchat

Hold og holdleder:

At opdele opgaver på flere forskellige hold giver mening til større arrangementer, hvor der er brug for mere specialiseret dialog mellem afgrænsede grupper af frivillige og/eller, hvor der er brug for at tilknytte flere holdledere.

Et hold er en samling af vagter på en specifik vagtdato, som kan gå på tværs af opgaver og tidspunkter.

Du får følgende fordele ved at oprette flere hold:

• Du kan kommunikere med et hold af frivillige på tværs af opgaver på en specifik event-dato via en holdchat.

• Du kan tilknytte en (frivillig) holdleder, som er ansvarlig for en gruppe af frivillige på tværs af opgaver.

• Holdlederen kan kommunikere med alle på holdet på en gang via en holdchat.

• Holdlederen kan markere frivillige som fremmødte til deres vagt.

• Frivillige kan se navnene på dem, de er på hold med, og dette er med til at understøtte fællesskabet blandt de frivillige.

Når du opretter en vagt, kan du også vælge at oprette et hold. Holdet og vagterne oprettes på de valgte datoer. På den måde kan du oprette hold og vagter på samme tid.

Hold kan desuden have en holdleder, som har adgang til udvidede informationer om de frivillige, som er tilmeldt det specifikke hold.

Hvad er en holdchat?

En holdchat er en kommunikationsvej, hvor du som arrangør kan kommunikere med frivillige, som er tilknyttet de konkrete hold. Det er en to-vejs-kommunikation, så frivillige har også mulighed for at skrive til dig, holdlederen eller med hinanden. Holdchat-beskeder kan kun ses inde i systemet, så du og frivillige skal aktivt ind og åbne systemet for at se, om der er kommet nye beskeder.

Vi anbefaler, at holdchatten bruges til korte beskeder som skal kommunikeres ud. Hvis det er mere uddybende beskeder, anbefaler vi, at du bruger funktionen ”Beskeder”, som sendes som mail, direkte til de frivilliges mailboks.

Fordele ved holdchat:

• Bruges til korte beskeder

• Du kan sende en samlet fælles besked på tværs af opgaver

• Holdlederen kan kommunikere med alle på holdet på én gang via en holdchat.

• Frivillige på forskellige opgaver kan kommunikere sammen og f.eks. aftale samkørsel

Grupper

Du kan som arrangør oprette grupper. En gruppe er tilknyttet en arrangør, og ikke et specifikt event! En gruppe kan således gå på tværs af events, år og datoer, og du kan altså derfor ”genbruge” en gruppe.

Med en gruppe har du mulighed for at samle en større og bredere gruppe af frivillige, som du gerne vil kommunikere med og som skal have samme information.

En frivillig bliver medlem af en gruppe ved at ansøge om medlemskab, som skal godkendes af dig som arrangør. Så husk at beskrive din gruppe godt, så det er nemt for frivillige at vide, hvad gruppen bruges til.

Fordele ved at bruge grupper:

• Du kan udbyde vagter eksklusivt til gruppen, så det kun er gruppens godkendte medlemmer som kan tage vagterne. F.eks. hvis opgaven kræver særlige erfaringer eller kompetencer.

• Du kan kommunikere samlet med en gruppe og gruppen kan kommunikere med hinanden via gruppechatten eller beskeder.

• En gruppe går på tværs af dine events, og du kan derfor ”genbruge” en gruppe til dine andre events, eller hvis du har et årligt tilbagevende event.

• Du har mulighed for at give et tilmeldingsforspring til frivillige i en bestemt gruppe.

• Det er nemt at fjerne vagten fra gruppen og tilbyde den bredt til alle frivillige på markedspladsen, hvis der er behov for det.

Eksempler på hvornår det er godt at bruge grupper:

• ”Jeg er interesseret i at være med som frivillig til….” gruppen
  Hvis du gerne vil i gang med en bred rekruttering af frivillige til dit arrangement i god tid, inden du har helt konkrete opgaver og specifikke vagter på plads. Så kan du samle en stor gruppe af frivillige, som du kan kommunikere med.

• ”Holdledere” gruppen
  Frivillige som er din forlængede arm og som er bindeled mellem dig og en flok ”menige” frivillige. Når du samler dem i en gruppe, har du mulighed for at udbyde vagter, som kun medlemmer af denne gruppe kan tilmelde sig.

• ”Jeg har hygiejnebevis” gruppen
  Her kan du samle alle med en specifik kompetence, og udbyde vagter specifikt til dem. Husk at det er op til dig som arrangør at tjekke op på, om frivillige har de kompetencer du efterspørger. Hvis det er en gruppe, du genbruger år efter år, skal der tjekkes hver gang, så du er sikker på kompetencen, ikke er udløbet.

Hvordan tilføjer jeg en vagt eksklusivt til en gruppe?

1. Opret vagten som normalt.

2. Når en vagt er oprettet, så kan du som arrangør udbyde den eksklusivt for en af dine grupper. Det gør du ved at trykke ind på gruppen, og derefter vælge “Tilføj vagt”. Derefter kan du søge, eller vælge ud fra listen af opgaver.

3. Hvis du trykker på vagten på gruppesiden, så forsvinder den fra gruppens opgaver, og udbydes igen på fællesskaber.viborg.dk.