Arrangør: Før afviklingen af event

Menupunkt: Beskeder

Her har du mulighed for at kommunikere og sende en mail direkte til de frivillige som er tilmeldt en vagt, venteliste, gruppe eller hold samt udvalgte frivillige, som du ønsker at kommunikere med.

OBS! Vær opmærksom på, at mailen ikke kan besvares. Så husk at tilføje en kontaktperson og relevante kontaktinformationer i beskeden.

Under afvikling

Registrering af frivilliges fremmøde

Du skal huske at registrere fremmøde for alle frivillige, efter de er mødt på deres vagter. Dette skal gøres senest 48 timer efter frivilligvagtens start.

Vi har gode erfaringer med at frivillige møder op til deres tilmeldte vagter. Vores erfaring er, at når vi er tjekkede med kommunikation til frivillige, så får vi også tjekkede frivillige.

Derfor er det også afgørende, at alle arrangører registrerer frivilliges fremmøde. Det giver arrangørerne mulighed for at følge op på eventuelle udeblivelser, og i yderste konsekvens ekskludere frivillige.

Muligheder for fremmøde

Du kan enten registrere frivillige som fremmødt, udeblevet eller med godkendt fravær. Hvis du registrerer frivillige som fremmødt, så kan du desuden redigere det tidsrum, den frivillige er fremmødt i. Det kan være kortere eller længere tid, end den oprindelige vagt.

Hvornår er en frivillig udeblevet?

Hvis en frivillig ikke melder afbud og ikke møder op, eller hvis en frivillig forlader vagten uden aftale eller rimelig årsag, så er vedkommende udeblevet. Hvis en frivillig melder afbud inden vagtens start - f.eks. ved pludseligt opstået sygdom, skader o.l. - så registreres den frivillige som udgangspunkt med godkendt fravær.

Hvordan registrerer du fremmøde?

Når først den frivillige er mødt op, er der to måder at registrere fremmødet på.

Den første mulighed er inde i dit arrangør-dashboard. Du vælger “Vagter” via eventet, og klikker dig helt ind på det enkelte hold. Herfra kan du enten registrere hver enkelt frivillig, eller du kan med et enkelt klik registrere alle som fremmødte.

Den anden mulighed er, at en holdleder via portalen registrerer fremmødet for frivillige på deres hold. Dette foregår inde på holdlederens egen vagt i "Min side".

VIGTIGT
Det er vigtigt, at du IKKE sletter frivillige fra vagten, hvis de melder fra efter frameldingen, er slut eller udebliver. Når de frivillige er fjernet fra en vagt, så har vi ikke mulighed for at se eller følge op på udeblivelser.