John Fogde

Emilie Brochstedt

Viborg Kommune

Viborg Kommunes nye frivillighedsportal er for alle, der har lyst til at dyrke, styrke og skabe fællesskaberFællesSkaber er tænkt som en samlende portal, hvor alle kommunens arrangører og foreninger kan lave jobopslag for sjove, spændende og inspirerende opgaver, der bidrager til at skabe det levende kulturliv i Viborg Kommune.Første skridt mod at blive FællesSkaber er at tilmelde sig vores nye portal (via knappen i højre hjørne), som vi drømmer om kan samle en hel masse mennesker med fælles interesse i at skabe gode oplevelse. Ikke bare i forbindelse med store events som Royal Run, Snapsting, Forever og Classic Race Viborg, men også resten af året til spændende arrangementer som koncerter, festivaler, sportsbegivenheder, teater, madmarkeder, forskellige former for løb og alt muligt andet af det, der gør Viborg Kommune til et dejligt sted at leve, arbejde og bo.I første omgang har portalen fokus på de frivillighedsopgaver, der bidrager til at skabe det levende kulturliv i Viborg Kommune. Men på sigt er målet, at portalen skal favner andre former for frivillige indsatser inden for fx velfærdsområdet mv.

Hvad er FællesSkaber?

Trin 1Computer: Vælg "Tilmeld dig” øverst til højre. Mobil: Vælg “Log ind” nederst til højre, og vælg derefter “Tilmeld dig” nederst i boksen.Trin 2Log ind med MitID, og dermed godkendes du automatisk i systemet.Alternativt: du kan logge ind med E-mail adresse i feltet ”E-mail” og vælg ”Tilmeld dig”. Herefter skal du manuelt godkendes i systemet, før du kan melde dig til vagter.Trin 3Du modtager en E-mail med et link fra systemet fra adressen "noreply@xooom.dk". Følg linket i mailen.OBS! hvis du ikke modtager mailen, kan den være havnet i din spam-mappe.Trin 4Når du følger linket fra mailen, lander du på Viborg Kommunes frivillighedsportal <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="http://fællesskaber.viborg.dk">fællesskaber.viborg.dk</a>. Her dukker et pop-up vindue op, hvor du laver din nye personlige adgangskode til systemet og udfylder profiloplysninger og telefonnummer.Trin 5Voila! Det var det. Så er du oprettet som bruger og kan nu tilmelde dig vagter. Hvis du ikke er tilmeldt med MitID, afventer du, at Viborg Kommune accepterer din ansøgning. Du modtager en mail, så snart du er accepteret.Nu kan du logge ind på <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="http://fællesskaber.viborg.dk">fællesskaber.viborg.dk</a> med din E-mail og din personlige adgangskode. Du kan også altid logge ind ved at vælge ”Send login link” på siden, og få tilsendt et link til din mail.&nbsp;

Frivillig: Sådan opretter du dig som FællesSkaber

Besøg <a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" href="http://fællesskab.viborg.dk">fællesskaber.viborg.dk</a>Klik på ArrangørerKlip på knappen Bliv arrangørLogin med Mit IDFølg vejledningen. Husk at inkludere følgende i jeres arrangøransøgning:·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Kontaktperson·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; E-mailadresse·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Telefonnummer·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Hjemmeside adresse·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; CVR-nummer (hvis I har et).Når du fremadrettet skal logge ind som arrangør, så vælger du "Login" (computer) øverst til højre eller "Konto" (mobil).Når du er logget ind, kan du vælge "Mine organisationer" øverst i højre hjørne for overblik over de foreninger, du kan arrangere events for.

Arrangør: Sådan opretter du dig som arrangør

Når du skal oprette vagter, skal de basale ting være på plads først. Du skal være oprettet som Arrangør, der skal være en Event, og der skal være et Hold, som vagten kan oprettes under.Derefter klikker man som arrangør ind på sin event på sit Dashboard og vælger Vagter i menuen øverst.På siden Vagter får man overblikket over alle oprettede vagter fordelt på datoer.Vil man oprette en ny vagt, klikker man på Nye Vagter til højre på siden.&nbsp;Nu får man mulighed for at:Tilføje dato for vagtenTilknytte vagten til et holdLokationTidspunkt for vagtenAntal personer der skal bruges til vagtenOg så kan man søge på en allerede eksisterende opgave, eller klikke Ny Opgave nederst på sidenKlikker man Ny Opgave, skal man give opgaven en Titel og en Beskrivelse.&nbsp;Hvad skal jeg huske i min beskrivelse af opgaven?Tænk på det som et jobopslag, der skal fange folks interesse. Man skal sælge sin opgave, og det gøres bedst ved at være så konkret som muligt. Her er et forslag:Så skal vi i baren!&nbsp;På denne vagt har vi brug for DIN hjælp til at gøre baren klar til endnu en god festivaldag, og derefter skal alle festivalgæsterne betjenes med et stort smil. Der vil være en teamleder i baren, der har overblikket, så du kan fokusere på at yde barens gæster en god service.&nbsp;Opgaverne er blandt andet:&nbsp;<ul><li>Gøre baren klar inden åbning, bl.a. tørre baren og de omkringliggende borde af.&nbsp;</li><li>Betjene kunder, dvs. håndterer kasseapparat og betalinger (Det er simpelt, og du får selvfølgelig instruktion og hjælp, hvis der er spørgsmål løbende).&nbsp;</li></ul>Vær opmærksom på, at bentøjet skal være ok med at være lodret i de timer.&nbsp;Hvis du har lyst til at tage flere vagter, så tag dem gerne i samme bar.&nbsp;&nbsp;Derudover er det vigtigt at overveje om følgende skal tilføjes:Mødested for vagten (mødes man 10 minutter før?)Kontaktperson / team lederHvor mange er man på holdet?Krav til tøj/fodtøjVil der blive udleveret arbejdstøj?Andre krav (adgang til mobiltelefon, kørekort, sproglige færdigheder, egen bil)Bespisning eller andre goder (t-shirt, vandflaske, drikkebilletter osv.)Er der pauser?Er opgaven fysisk krævende?Er der oplæring i forbindelse med vagten?Er der økonomisk kompensation fx til transport?Parkeringsmuligheder / transportmuligheder (bus 9 kører lige til døren)Må man tage vagten, hvis man er under 18? Når der er styr på alle disse overvejelser, bør man ende med en opbygning, der kunne se sådan her ud:Barvagt på Nytorv [Titel]Hvad er opgaven? [Beskrivelse]·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Mødested·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Kontakt·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Praktisk information·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Opsummering (de vigtigste punkter ift. det fysiske, alder, sproglige færdigheder eller andet, der kan diskvalificere ansøgere)·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Tak for din hjælp!

Arrangør: Guide til oprettelse af vagter for FællesSkabere

Menupunkt: BeskederHer har du mulighed for at kommunikere og sende en mail direkte til de frivillige som er tilmeldt en vagt, venteliste, gruppe eller hold samt udvalgte frivillige, som du ønsker at kommunikere med.OBS! Vær opmærksom på, at mailen ikke kan besvares. Så husk at tilføje en kontaktperson og relevante kontaktinformationer i beskeden.<h2>Under afvikling</h2>Registrering af frivilliges fremmødeDu skal huske at registrere fremmøde for alle frivillige, efter de er mødt på deres vagter. Dette skal gøres senest 48 timer efter frivilligvagtens start.Vi har gode erfaringer med at frivillige møder op til deres tilmeldte vagter. Vores erfaring er, at når vi er tjekkede med kommunikation til frivillige, så får vi også tjekkede frivillige.Derfor er det også afgørende, at alle arrangører registrerer frivilliges fremmøde. Det giver arrangørerne mulighed for at følge op på eventuelle udeblivelser, og i yderste konsekvens ekskludere frivillige.Muligheder for fremmødeDu kan enten registrere frivillige som fremmødt, udeblevet eller med godkendt fravær. Hvis du registrerer frivillige som fremmødt, så kan du desuden redigere det tidsrum, den frivillige er fremmødt i. Det kan være kortere eller længere tid, end den oprindelige vagt.Hvornår er en frivillig udeblevet?Hvis en frivillig ikke melder afbud og ikke møder op, eller hvis en frivillig forlader vagten uden aftale eller rimelig årsag, så er vedkommende udeblevet. Hvis en frivillig melder afbud inden vagtens start - f.eks. ved pludseligt opstået sygdom, skader o.l. - så registreres den frivillige som udgangspunkt med godkendt fravær.Hvordan registrerer du fremmøde?Når først den frivillige er mødt op, er der to måder at registrere fremmødet på.Den første mulighed er inde i dit arrangør-dashboard. Du vælger “Vagter” via eventet, og klikker dig helt ind på det enkelte hold. Herfra kan du enten registrere hver enkelt frivillig, eller du kan med et enkelt klik registrere alle som fremmødte.Den anden mulighed er, at en holdleder via portalen registrerer fremmødet for frivillige på deres hold. Dette foregår inde på holdlederens egen vagt i "Min side".<hr>VIGTIGT Det er vigtigt, at du&nbsp;IKKE&nbsp;sletter frivillige fra vagten, hvis de melder fra efter frameldingen, er slut eller udebliver. Når de frivillige er fjernet fra en vagt, så har vi ikke mulighed for at se eller følge op på udeblivelser.

Arrangør: Før afviklingen af event

Denne artikel indeholder informationer om:<ul><li>Hold, holdledere og holdchats</li><li>Grupper og gruppechats</li></ul><h2>Hold, holdledere og holdchat</h2>Hold og holdleder:At opdele opgaver på flere forskellige hold giver mening til større arrangementer, hvor der er brug for mere specialiseret dialog mellem afgrænsede grupper af frivillige og/eller, hvor der er brug for at tilknytte flere holdledere.Et hold er en samling af vagter på en specifik vagtdato, som kan gå på tværs af opgaver og tidspunkter.Du får følgende fordele ved at oprette flere hold:<ul><li>Du kan kommunikere med et hold af frivillige på tværs af opgaver på en specifik event-dato via en holdchat.</li><li>Du kan tilknytte en (frivillig) holdleder, som er ansvarlig for en gruppe af frivillige på tværs af opgaver.</li><li>Holdlederen kan kommunikere med alle på holdet på en gang via en holdchat.</li><li>Holdlederen kan markere frivillige som fremmødte til deres vagt.</li><li>Frivillige kan se navnene på dem, de er på hold med, og dette er med til at understøtte fællesskabet blandt de frivillige.</li></ul>Når du opretter en vagt, kan du også vælge at oprette et hold. Holdet og vagterne oprettes på de valgte datoer. På den måde kan du oprette hold og vagter på samme tid.Hold kan desuden have en holdleder, som har adgang til udvidede informationer om de frivillige, som er tilmeldt det specifikke hold.Hvad er en holdchat?En holdchat er en kommunikationsvej, hvor du som arrangør kan kommunikere med frivillige, som er tilknyttet de konkrete hold. Det er en to-vejs-kommunikation, så frivillige har også mulighed for at skrive til dig, holdlederen eller med hinanden. Holdchat-beskeder kan kun ses inde i systemet, så du og frivillige skal aktivt ind og åbne systemet for at se, om der er kommet nye beskeder.Vi anbefaler, at holdchatten bruges til korte beskeder som skal kommunikeres ud. Hvis det er mere uddybende beskeder, anbefaler vi, at du bruger funktionen ”Beskeder”, som sendes som mail, direkte til de frivilliges mailboks.Fordele ved holdchat:<ul><li>Bruges til korte beskeder</li><li>Du kan sende en samlet fælles besked på tværs af opgaver</li><li>Holdlederen kan kommunikere med alle på holdet på én gang via en holdchat.</li><li>Frivillige på forskellige opgaver kan kommunikere sammen og f.eks. aftale samkørsel</li></ul><h2>Grupper</h2>Du kan som arrangør oprette grupper. En gruppe er tilknyttet en arrangør, og ikke et specifikt event! En gruppe kan således gå på tværs af events, år og datoer, og du kan altså derfor ”genbruge” en gruppe.Med en gruppe har du mulighed for at samle en større og bredere gruppe af frivillige, som du gerne vil kommunikere med og som skal have samme information.En frivillig bliver medlem af en gruppe ved at ansøge om medlemskab, som skal godkendes af dig som arrangør. Så husk at beskrive din gruppe godt, så det er nemt for frivillige at vide, hvad gruppen bruges til.Fordele ved at bruge grupper:<ul><li>Du kan udbyde vagter eksklusivt til gruppen, så det kun er gruppens godkendte medlemmer som kan tage vagterne. F.eks. hvis opgaven kræver særlige erfaringer eller kompetencer.</li><li>Du kan kommunikere samlet med en gruppe og gruppen kan kommunikere med hinanden via gruppechatten eller beskeder.</li><li>En gruppe går på tværs af dine events, og du kan derfor ”genbruge” en gruppe til dine andre events, eller hvis du har et årligt tilbagevende event.</li><li>Du har mulighed for at give et tilmeldingsforspring til frivillige i en bestemt gruppe.</li><li>Det er nemt at fjerne vagten fra gruppen og tilbyde den bredt til alle frivillige på markedspladsen, hvis der er behov for det.</li></ul>Eksempler på hvornår det er godt at bruge grupper:<ul><li>”Jeg er interesseret i at være med som frivillig til….” gruppen Hvis du gerne vil i gang med en bred rekruttering af frivillige til dit arrangement i god tid, inden du har helt konkrete opgaver og specifikke vagter på plads. Så kan du samle en stor gruppe af frivillige, som du kan kommunikere med.</li><li>”Holdledere” gruppen Frivillige som er din forlængede arm og som er bindeled mellem dig og en flok ”menige” frivillige. Når du samler dem i en gruppe, har du mulighed for at udbyde vagter, som kun medlemmer af denne gruppe kan tilmelde sig.</li><li>”Jeg har hygiejnebevis” gruppen Her kan du samle alle med en specifik kompetence, og udbyde vagter specifikt til dem. Husk at det er op til dig som arrangør at tjekke op på, om frivillige har de kompetencer du efterspørger. Hvis det er en gruppe, du genbruger år efter år, skal der tjekkes hver gang, så du er sikker på kompetencen, ikke er udløbet.</li></ul>Hvordan tilføjer jeg en vagt eksklusivt til en gruppe?<ol><li>Opret vagten som normalt.</li><li>Når en vagt er oprettet, så kan du som arrangør udbyde den eksklusivt for en af dine grupper. Det gør du ved at trykke ind på gruppen, og derefter vælge “Tilføj vagt”. Derefter kan du søge, eller vælge ud fra listen af opgaver.</li><li>Hvis du trykker på vagten på gruppesiden, så forsvinder den fra gruppens opgaver, og udbydes igen på fællesskaber.viborg.dk.</li></ol>&nbsp;

Arrangør: Hold og grupper i FællesSkaber

Før du går i gang med at oprette et event:&nbsp;Vi vil anbefale, at du bruger lidt tid på at lære systemet at kende, inden du opretter dit første event. Derved vil det blive nemmere for dig at navigere i systemet fremadrettet, og du får mest muligt ud af de forskellige funktioner. Vi vil i det følgende bruge ordet ”Event” som dækker over et arrangement, en festival, en begivenhed mm.Her får du et overblik og en introduktion til systemets menufunktioner.Herunder kan du se, hvilke funktioner der er relevante for dig som arrangør:(Hvis du mangler en af funktionerne nævnt herunder, så læs mere under menupunktet ”Sider” nederst i denne oversigt)Denne beskrivelse indeholder følgende menupunkter:<ul><li>Overblik</li><li>Events</li><li>Opgaver</li><li>Grupper</li><li>Gruppeansøgninger</li><li>Chats</li><li>Beskeder</li><li>Organisationsprofil</li><li>Vagter</li><li>Vagtanmodninger</li><li>Udeblivelser</li><li>Administratorer</li><li>Sider</li></ul> Menupunkt: OverblikVisningen ”Overblik” fungerer som startside og hovedmenu for dig som arrangør. Herfra får du adgang til andre centrale funktioner, og du får et hurtigt overblik over dine aktiviteter. Du kan med fordel trykke på de firkantede bokse, f.eks. chat, for at komme direkte til den funktion. Hvis boksen er rød, og der står et tal, er der kommet en ny chat-besked, som du kan gå ind og læse. Hvis denne boks ikke findes, kan du finde den under ”Sider” (læs nederst i denne vejledning).Menupunkt: EventsMenupunktet ”Events” giver overblik over dine aktuelle events. Der er tre visninger: ugevisning, månedsvisning og listevisning.Herfra er det også muligt at oprette et nyt event – se knap øverst i højre hjørne.&nbsp;Menupunkt: OpgaverHer kan du se og rette i dine opgavebeskrivelser eller oprette nye opgavebeskrivelser. Vi anbefaler dog, at du blot opretter opgavebeskrivelsen, når du opretter vagten.Menupunkt: GrupperHer har du mulighed for at oprette en eller flere grupper.En gruppe er tilknyttet dig som arrangør og ikke et specifikt event. Således kan en gruppe gå på tværs af år, events og datoer, og du kan altså derfor ”genbruge” en gruppe af frivillige fra år til år. Med en gruppe kan du også udbyde vagter eksklusivt til gruppen, så det kun er gruppens godkendte medlemmer, som kan tage vagterne. F.eks. hvis opgaven kræver særlige erfaringer eller kompetencer.&nbsp;&nbsp;Det er ikke alle arrangører, hvor der har brug for at oprette en gruppe. Så skal du ikke benytte grupper, kan du med fordel fjerne dette menupunkt fra din menu.Menupunkt: GruppeansøgningerDette punkt hænger sammen med menupunktet Grupper, så hvis du ikke skal benytte grupper, så behøver du heller ikke dette punkt.Her kan du se og acceptere frivillige, som har ansøgt om at komme med i din gruppe. Du kan også se, om der er nye anmodninger under menupunktet Overblik, hvor boksen bliver rød, hvis der er anmodninger om at komme ind i en af dine oprettede grupper.Menupunkt: ChatsHer kan du se du se, hvis der er kommet nye holdchats, som du skal besvare. Du kan også se dette under menupunktet Overblik, hvor boksen bliver rød, hvis der er nye holdchats.Menupunkt: Beskeder&nbsp;Her har du mulighed for at kommunikere og sende en mail direkte til frivillige, som er tilmeldt en vagt, en venteliste, en gruppe, et hold eller udvalgte frivillige, som du ønsker at kommunikere med.OBS! Vær opmærksom på at mailen ikke kan besvares, så husk at skrive, en kontaktperson og relevante kontaktinformationer.&nbsp;&nbsp;Menupunkt: OrganisationsprofilPå denne side har du mulighed for at rette i den organisationsprofil, du lavede da du oprettede dig som arrangør.Menupunkt: VagterHer kan du få et overblik over frivillige, som er tilmeldt en vagt. Du kan også finde mailadresser på frivillige, som er tilmeldt en vagt ved dit arrangement.Hvis du trykker på feltet, hvor den aktuelle måned står, får du en kalender frem, hvor du kan filtrere på specifikke datoer.Menupunkt: UdeblivelserDette punkt vil ikke være aktuel for særlig mange, så den kan med fordel fjernes fra menuen. Her kan du få et overblik over frivillige, som er udeblevet fra en af dine vagter.Du skal huske at registrere fremmøde for alle frivillige efter de er mødt på deres vagter. Dette skal gøres senest 48 timer efter frivilligvagtens start.&nbsp;Hvis frivillige har meldt afbud eller ikke møder op, skal dette også noteres.Menupunkt: AdministratorerFå et overblik og inviter nye administratorer til dit event.Menupunkt: SiderHer kan du skræddersy dit eget personlige sidepanel. Vi anbefaler at stjernemarkere hhv. Vagter (her kan du orientere dig i alle tilmeldte), Chats (her kan du orientere dig om alle holdchats) og Gruppeansøgninger (hvis du opretter en gruppe).